L’intelligence artificielle n’est plus uniquement réservée aux grandes entreprises technologiques. Elle est maintenant intégrée à de nombreux outils de bureautique, de marketing, de gestion, d’analyse et de service à la clientèle déjà accessibles aux petites et moyennes entreprises.
Pour une PME, l’objectif n’est pas nécessairement de développer un système complexe ou de remplacer ses façons de faire du jour au lendemain. L’intelligence artificielle peut d’abord être utilisée comme un assistant pour réduire le temps consacré aux tâches répétitives, faciliter l’analyse de l’information, améliorer la qualité des communications et soutenir la prise de décision.
Avant d’investir dans un nouvel outil, il est important de bien s'entourer et de se questionner sur le problème concret à solutionner.
La MRC, Innovation 02 et les différents partenaires de l'écosystème entrepreneurial et innovant peuvent vous aider à y voir plus clair et discuter avec vous des façons ci-dessous dont l’intelligence artificielle peut être intégrée aux activités de votre PME.
1. Rédiger et améliorer les communications
L’une des applications les plus accessibles de l’intelligence artificielle générative est l’aide à la rédaction.
Une entreprise peut l’utiliser pour préparer une première version :
- D’un courriel;
- D’une publication pour les réseaux sociaux;
- D’une description de produit;
- D’une proposition commerciale;
- D’un communiqué;
- D’un texte pour son site Web;
- D’une foire aux questions;
- D’une procédure interne.
L’outil peut aussi reformuler un texte pour le rendre plus clair, plus professionnel, plus court ou mieux adapté à une clientèle précise.
Comment bien utiliser l’IA pour rédiger
Le résultat dépend beaucoup de la qualité des instructions données. Il est préférable de préciser :
- Le public visé;
- L’objectif du texte;
- Le ton souhaité;
- Les informations obligatoires;
- La longueur;
- L’appel à l’action;
- Les éléments à éviter.
Le contenu produit doit toujours être relu. L’intelligence artificielle peut générer une formulation convaincante tout en incluant une erreur, une imprécision ou une information inventée. Elle doit donc servir d’assistant, et non de responsable final de la communication.
2. Créer du contenu marketing plus rapidement
Les PME doivent souvent produire du contenu régulièrement avec peu de ressources.
L’intelligence artificielle peut faciliter la création :
- D’idées de publications;
- De calendriers éditoriaux;
- De variantes publicitaires;
- De scénarios de capsules vidéo;
- De titres d’articles;
- De questions pour une entrevue;
- De contenus adaptés à plusieurs plateformes;
- De résumés pour une infolettre.
Un article de blogue peut, par exemple, être transformé en quatre publications Facebook, une publication LinkedIn, une courte infolettre et un scénario vidéo.
Cette réutilisation permet d’augmenter la portée d’un même contenu sans repartir de zéro chaque fois.
Ce que l’IA ne remplace pas
L’entreprise doit continuer à définir son positionnement, sa clientèle et sa personnalité de marque. Sans cette direction, les contenus risquent d’être génériques et semblables à ceux des concurrents.
L’intelligence artificielle accélère la production, mais la connaissance du marché et la créativité humaine demeurent essentielles.
3. Résumer des documents et des réunions
Les entrepreneurs consacrent beaucoup de temps à lire des documents, prendre des notes et faire des comptes rendus.
Selon l’outil utilisé et les règles de confidentialité applicables, l’intelligence artificielle peut aider à :
- Résumer un rapport;
- Extraire les principales décisions d’une réunion;
- Transformer des notes en compte rendu;
- Repérer les dates et responsabilités;
- Comparer deux versions d’un document;
- Dresser une liste des prochaines actions;
- Vulgariser un texte technique.
Une réunion de projet peut ainsi être convertie en un résumé comprenant les décisions prises, les tâches à réaliser, les responsables et les échéances.
Une précaution essentielle
Les contrats, renseignements personnels, données financières, informations sur les employés et secrets commerciaux ne devraient pas être transmis automatiquement à un outil public.
Avant d’utiliser une plateforme, l’entreprise doit vérifier ses conditions d’utilisation, ses paramètres de conservation, ses mesures de sécurité et la façon dont les données peuvent être utilisées. Il est notamment recommandé de limiter la collecte et l’utilisation des renseignements personnels, d’assurer la transparence et d’évaluer les risques avant le déploiement d’un système d’IA.
4. Améliorer le service à la clientèle
L’intelligence artificielle peut soutenir le service à la clientèle sans nécessairement remplacer le contact humain.
Elle peut notamment servir à :
- Préparer des réponses aux questions fréquentes;
- Classer les demandes reçues;
- Suggérer une réponse à un courriel;
- Repérer le niveau d’urgence;
- Orienter une demande vers la bonne personne;
- Alimenter une base de connaissances;
- Offrir un assistant conversationnel sur un site Web.
Une entreprise recevant régulièrement les mêmes questions sur ses délais, ses garanties, ses heures d’ouverture ou ses méthodes de livraison pourrait centraliser ces réponses et les rendre plus facilement accessibles.
Maintenir une intervention humaine
Les situations complexes, sensibles ou insatisfaisantes devraient être transférées rapidement à un employé. Le client doit également pouvoir comprendre lorsqu’il interagit avec un système automatisé.
L’IA devrait améliorer la rapidité du service, sans réduire la qualité de la relation.
5. Analyser les données de vente
Plusieurs PME accumulent des données dans leur système comptable, leur logiciel de vente, leur boutique en ligne ou leur CRM, sans toujours avoir le temps de les analyser.
L’intelligence artificielle peut aider à repérer :
- Les produits les plus rentables;
- Les périodes de forte ou de faible demande;
- Les clients les plus actifs;
- Les variations dans les ventes;
- Les occasions de ventes complémentaires;
- Les écarts par rapport aux objectifs;
- Les catégories qui progressent ou diminuent.
Elle peut également générer un premier commentaire explicatif à partir d’un tableau de données.
Vérifier la qualité des données
Une analyse ne peut pas être meilleure que les données utilisées. Des dossiers incomplets, des catégories incohérentes ou des ventes mal classées peuvent mener à de mauvaises conclusions.
Avant d’intégrer l’IA, il est souvent nécessaire de nettoyer et de structurer l’information.
6. Faciliter la préparation des soumissions
Dans plusieurs secteurs, les soumissions demandent beaucoup de temps.
L’intelligence artificielle peut assister l’équipe pour :
- Structurer un document;
- Résumer les besoins du client;
- Repérer les éléments manquants;
- Générer une première description des travaux;
- Adapter une proposition existante;
- Comparer une demande avec les capacités de l’entreprise;
- Préparer une liste de vérification;
- Reformuler la proposition en langage clair.
Elle peut aussi aider à retrouver rapidement certains contenus dans une bibliothèque de projets antérieurs.
Garder le contrôle sur les prix et les engagements
Les coûts, les délais, les conditions contractuelles et les engagements techniques doivent toujours être validés par une personne compétente.
Une soumission générée trop rapidement, sans validation, peut créer des attentes impossibles à respecter ou entraîner une mauvaise estimation de la rentabilité.
7. Soutenir la gestion des stocks et des approvisionnements
Les entreprises qui gèrent des stocks doivent trouver un équilibre entre les ruptures et les surplus.
Combinée à des données de vente fiables, l’intelligence artificielle peut contribuer à :
- Prévoir certains besoins;
- Repérer les produits qui tournent lentement;
- Identifier les variations saisonnières;
- Suggérer un moment de réapprovisionnement;
- Détecter des anomalies;
- Comparer les délais des fournisseurs;
- Préparer des scénarios selon différents volumes.
Dans une entreprise manufacturière, elle peut aussi soutenir la planification des matières premières et la priorisation des commandes.
Ces applications demandent généralement une meilleure intégration avec les systèmes internes que la simple rédaction de textes. Il est donc préférable de commencer par un projet pilote limité.
8. Documenter les processus et former les employés
Une grande partie des connaissances d’une PME demeure parfois dans la tête de quelques personnes.
L’intelligence artificielle peut aider à transformer cette expertise en :
- Procédures;
- Guides d’intégration;
- Listes de vérification;
- Fiches de poste;
- Scénarios de formation;
- Questionnaires;
- Documents de référence;
- Arbres de décision.
Un employé expérimenté peut expliquer oralement une tâche, puis utiliser l’IA pour structurer ses explications en procédure claire. Il faudra néanmoins qu'il repasse sur le contenu afin de s'assurer de la véridité des informations.
Valider les procédures sur le terrain
La documentation créée doit être testée par les personnes qui réalisent réellement le travail.
Cette étape permet de corriger les oublis, de simplifier les instructions et d’éviter qu’une procédure théorique remplace la réalité opérationnelle.
9. Soutenir le recrutement et les ressources humaines
L’intelligence artificielle peut aider une PME à préparer :
- Une description de poste;
- Une grille d’entrevue;
- Des questions fondées sur les compétences;
- Un plan d’accueil;
- Un programme de formation;
- Un sondage interne;
- Une communication aux employés.
Éviter les décisions entièrement automatisées
Les systèmes d’IA peuvent reproduire ou amplifier des biais présents dans les données ou dans les critères utilisés. Une décision en matière d’embauche, d’évaluation ou de promotion ne devrait donc pas reposer uniquement sur une recommandation automatisée.
Les entreprises devraient documenter leurs critères, maintenir une supervision humaine et permettre la vérification des décisions importantes.
10. Stimuler l’innovation et la résolution de problèmes
L’intelligence artificielle peut aussi servir d’outil de réflexion.
Une équipe peut l’utiliser pour :
- Générer des pistes d’amélioration;
- Explorer de nouvelles offres;
- Comparer des scénarios;
- Préparer un atelier d’idéation;
- Identifier des usages différents pour un produit;
- Examiner les causes possibles d’un problème;
- Dresser une liste de risques;
- Structurer un projet pilote.
Par exemple, une entreprise manufacturière pourrait demander des pistes pour réduire les déplacements inutiles dans son atelier. Un commerce pourrait explorer de nouveaux services complémentaires. Une entreprise touristique pourrait développer des forfaits adaptés à plusieurs clientèles.
L’IA ne connaît toutefois pas automatiquement la réalité précise de l’entreprise. Les suggestions doivent être confrontées à l’expérience des employés, aux attentes des clients et aux contraintes du marché.
Comment choisir un premier projet d’intelligence artificielle?
Une PME n’a pas besoin de transformer toutes ses opérations simultanément.
Elle peut commencer par une tâche qui est :
- Fréquente;
- Relativement simple;
- Peu risquée;
- Facile à mesurer;
- Réalisée à partir de données non sensibles;
- Suffisamment chronophage pour produire un gain visible.
Par exemple, l’entreprise pourrait tester l’IA pour préparer les premières versions de ses publications pendant un mois.
Elle pourrait mesurer :
- Le temps consacré avant et après;
- Le nombre de contenus produits;
- Le nombre de corrections nécessaires;
- La satisfaction des employés;
- La qualité des résultats;
- Les risques ou difficultés rencontrés.
Si le projet est concluant, l’entreprise pourra ensuite élargir progressivement son utilisation.
Cinq règles pour une adoption responsable
1. Ne pas transmettre de renseignements sensibles sans autorisation
Évitez d’inscrire dans un outil non approuvé des renseignements personnels, dossiers clients, données financières, mots de passe, contrats confidentiels ou secrets commerciaux.
2. Toujours vérifier les résultats
L’intelligence artificielle peut produire des erreurs, inventer des références ou interpréter incorrectement une demande.
3. Maintenir une responsabilité humaine
Une personne doit demeurer responsable des décisions, particulièrement lorsqu’elles concernent les employés, les clients, les finances, la sécurité ou les obligations légales.
4. Définir des règles internes
Même une petite entreprise devrait préciser :
- Quels outils peuvent être utilisés;
- Pour quelles tâches;
- Quelles données sont interdites;
- Qui valide les résultats;
- Comment signaler une erreur;
- Comment documenter les usages.
5. Former les employés
Les gains dépendent moins de l’accès à un outil que de la capacité des employés à bien l’utiliser. Une courte formation sur les instructions, la validation des réponses, la confidentialité et les limites peut réduire plusieurs risques.
La MRC du Domaine-du-Roy et INNOVATION 02 vous accompagneNT
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Le Service aux entreprises de la MRC du Domaine-du-Roy et Innovation 02 peuvent vous aider à :
- Clarifier vos besoins;
- Repérer les tâches à fort potentiel;
- Évaluer les gains recherchés;
- Identifier les risques;
- Rechercher des ressources spécialisées;
- Explorer les programmes de soutien disponibles;
- Établir des liens avec des partenaires en innovation.
La MRC ne remplace pas un expert technologique ou juridique. Elle peut toutefois vous aider à définir votre projet, à trouver les bonnes ressources et à avancer dans une démarche structurée.
L’intelligence artificielle doit répondre à un besoin d’affaires
Adopter l’intelligence artificielle uniquement parce qu’elle est populaire risque d’entraîner des dépenses inutiles.
Une démarche réussie commence par un objectif concret :
- Réduire le temps de préparation des soumissions;
- Accélérer les réponses aux clients;
- Mieux exploiter les données;
- Réduire les erreurs;
- Documenter les processus;
- Améliorer la planification;
- Soutenir les employés.
L’outil vient ensuite.
Le Portail entreprise de la MRC du Domaine-du-Roy met à votre disposition des articles et des ressources pour vous aider à mieux comprendre l’innovation et la transformation numérique.
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