Table des matières
1. Objet de la Politique
2. Quels renseignements personnels recueillons-nous et par quels moyens ?
2.1 Renseignements personnels recueillis automatiquement
2.2 Renseignements personnels recueillis lors de la création d’un compte d’utilisateur
2.3 Renseignements personnels recueillis lors de communications volontaires
3. À quelles fins recueillions-nous vos renseignements personnels ?
4. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
5. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
6. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?
6.1 Droit d’accès
6.2 Droit de rectification
6.3 Droit de refus et de retrait
6.4 Procédure
7. Avec qui pouvez-vous communiquer au sein de la MRC en lien avec vos renseignements personnels ?
8. Comment la MRC peut-elle mettre à jour la présente Politique ?
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – MUNICIPALITÉ RÉGIONALE DE COMTÉ DU DOMAINE-DU-ROY
(la « Politique »)
Date d’entrée en vigueur : 12 décembre 2023
1. Objet de la Politique
Définition
Dans la présente Politique, l’expression « renseignement(s) personnel(s) » désigne tout renseignement recueilli par la Municipalité régionale de comté du Domaine-du-Roy (la « MRC », « nous », « notre » et « nos ») qui permet, seul ou conjointement avec d’autres renseignements, d’identifier directement ou indirectement une personne physique (une « Personne concernée », « vous », « votre » et « vos »), à l’exclusion des coordonnées professionnelles. Les « coordonnées professionnelles » comprennent le prénom, le nom, le titre, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'une personne physique, lorsque ceux-ci sont utilisés et/ou communiqués par cette dernière dans le cadre de son emploi ou de l’exploitation d’une entreprise.
Cadre législatif
Conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) (la « Loi sur l’accès »), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »), la MRC met en œuvre des mesures, pratiques et politiques visant à encadrer sa gouvernance et ses opérations en matière de protection des renseignements personnels, dont la présente Politique. La présente Politique ainsi que toute version modifiée de celle-ci sont assujetties à la législation applicable dans la province de Québec.
Objectifs de la Politique
Cette Politique vise principalement à vous fournir des informations, dans un langage simple et clair, en lien avec :
- Les moyens utilisés par la MRC pour recueillir vos renseignements personnels ;
- Les catégories de renseignements personnels qui sont recueillis par la MRC et les fins justifiant cette collecte ;
- Le caractère obligatoire ou facultatif de toute demande visant la collecte de vos renseignements personnels ;
- La façon dont la MRC peut utiliser vos renseignements personnels ainsi que des catégories de tiers auxquels la MRC est susceptible de communiquer ces renseignements personnels ;
- Les droits dont vous bénéficiez à l’égard de vos renseignements personnels détenus par la MRC, soit le droit d’accéder à vos renseignements personnels, le droit de rectifier vos renseignements personnels dans certaines circonstances et le droit de retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels recueillis par la MRC suivant une demande facultative ;
- Les différentes mesures de sécurité mises en place par la MRC afin de protéger le caractère confidentiel de vos renseignements personnels ;
- La façon dont sont conservés, détruits et/ou anonymisés vos renseignements personnels ;
- La façon dont vous pouvez communiquer avec la MRC afin d’adresser vos questions, partager vos commentaires ou, le cas échéant, formuler une plainte en lien avec la présente Politique ou, de façon plus générale, le traitement de vos renseignements personnels par la MRC.
2. Quels renseignements personnels recueillons-nous et par quels moyens ?
Nom de l’organisme public qui recueille vos renseignements personnels. Toute collecte de renseignements personnels visée par la présente Politique est effectuée directement par la MRC en ayant recours à l’un ou l’autre des moyens énumérés ci-dessous.
Liste des moyens. La MRC peut recueillir vos renseignements personnels par l’intermédiaire des moyens suivants :
- De façon automatique lorsque vous consultez le site Internet de la MRC, lequel est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant: https://mrcdomaineduroy.ca/fr/ (le « Site ») ou lorsque vous vous connectez à la plateforme numérique de la MRC appelée « Espace citoyen » (la « Plateforme »), notamment en raison de l’utilisation de témoins de connexion et autres technologies similaires (globalement : les « Marqueurs numériques »);
- Lorsque vous vous créez un compte d’utilisateur sur le Site afin d’accéder à la Plateforme;
- Lorsque vous communiquez des renseignements personnels à la MRC par l’intermédiaire du Site et/ou de la Plateforme;
- Lorsque vous communiquez avec les représentants autorisés de la MRC (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.).
2.1 Renseignements personnels recueillis automatiquement
Collecte automatique. Lorsque vous accédez au Site et/ou à la Plateforme, la MRC recueille les renseignements suivants de façon automatique :
- L’adresse IP (« Internet Protocol ») de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site et/ou à la Plateforme;
- Le type et le modèle de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site et/ou à la Plateforme;
- Le navigateur que vous utilisez (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari, Brave, Opera, etc.) pour accéder au Site et/ou à la Plateforme;
- La langue du navigateur que vous utilisez pour accéder au Site et/ou à la Plateforme;
- Le type et la version du système d’exploitation de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site et/ou à la Plateforme (Windows, MAC OS, Linux, etc.);
- La date et l’heure de votre accès au Site et/ou à la Plateforme;
- Les pages que vous consultez sur le Site et/ou la Plateforme;
- Les recherches que vous effectuez lorsque vous consultez le Site;
- L’adresse URL du site Internet duquel vous accédez au Site.
Marqueurs numériques.
Les Marqueurs numériques sont des fichiers entreposés sur le navigateur d’une Personne concernée lorsqu’elle accède au Site et/ou à la Plateforme afin de faciliter ou d’améliorer les interactions actuelles et futures entre le navigateur utilisé et le serveur sur lequel sont hébergés le Site et/ou la Plateforme. Par exemple, les témoins de connexion (communément appelés « cookies »), les spécifications de stockage HTML5, les pixels invisibles et les scripts intégrés sont des Marqueurs numériques. Pour consulter la liste exhaustive des Marqueurs numériques utilisés par le la MRC, vous êtes invité(e) à consulter le tableau récapitulatif joint à titre d’annexe à la présente Politique.
Caractère obligatoire.
La collecte automatique des renseignements personnels susmentionnés est obligatoire puisqu’elle est nécessaire pour vous permettre d’accéder au Site et/ou à la Plateforme. Cependant, vous pouvez refuser la collecte de renseignements personnels par l’intermédiaire des Marqueurs numériques si votre appareil le permet, notamment en installant certains modules d’extension (communément appelés « plug-in ») sur votre navigateur, mais un tel refus pourrait vous empêcher d’accéder à la totalité ou une partie des fonctionnalités du Site et/ou de la Plateforme.
2.2 Renseignements personnels recueillis lors de la création d’un compte d’utilisateur
Création d’un compte d’utilisateur.
Afin d’accéder à la Plateforme, vous devez créer un compte d’utilisateur par l’intermédiaire du Site. Dans le cadre du processus de création d’un compte d’utilisateur, la MRC recueille les renseignements personnels suivants :
• Votre prénom et votre nom;
• Votre sexe ou identité de genre;
• L’adresse, le code postal de votre domicile;
• Votre adresse électronique;
Caractère obligatoire.
La collecte des renseignements personnels susmentionnés est obligatoire puisqu’elle est nécessaire pour permettre à la MRC de vérifier votre identité et vous fournir un accès à la Plateforme, le cas échéant.
2.3 Renseignements personnels recueillis lors de communications volontaires
Communications volontaires.
La MRC peut recueillir certains renseignements personnels que vous lui communiquez volontairement à l’occasion de votre utilisation du Site et/ou de la Plateforme et de vos interactions avec un représentant autorisé de la MRC (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.). Les renseignements personnels que la MRC est susceptible d’ainsi recueillir sont les suivants :
- Votre nom, prénom et vos coordonnées (adresses civiques, adresses électroniques, numéros de téléphone);
- Votre date de naissance, dans la mesure où celle-ci est nécessaire afin de permettre à la MRC d’exécuter des obligations lui incombant en vertu de la Loi et/ou de tout contrat;
- Vos échanges et votre historique de communications avec la MRC et ses représentants autorisés (enregistrements téléphoniques, communications par courrier électronique, communications par visioconférence, communications par messagerie instantanée et communications par télécopie);
- Les renseignements personnels générés par vous dans le cadre de vos communications avec la MRC et ses représentants autorisés (preuves de consentement, avis, commentaires, plaintes et réponses à des sondages);
- Les renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’emploi adressée à la MRC (votre nom, prénom, coordonnées (adresses civiques, adresses électroniques, numéros de téléphone)), sexe (ou identité de genre), date de naissance, langues parlées, renseignements sur la scolarité, l’expérience professionnelle et les affiliations professionnelles);
- Les renseignements personnels que vous êtes tenus de, ou invités à, transmettre à la MRC en raison de la nature de votre relation avec celle-ci (numéro d’assurance sociale et renseignements d’ordre financier pour les employés de la MRC);
Veuillez noter que vous êtes responsable d’obtenir le consentement d’une personne physique autre que vous-même avant de communiquer à la MRC tout renseignement personnel concernant cette personne physique. Dans le même ordre d’idées, la MRC ne recueille sciemment aucun renseignement personnel concernant des personnes physiques âgées de moins de quatorze (14) ans.
Caractère obligatoire ou facultatif
La collecte des renseignements personnels susmentionnés est tantôt obligatoire, tantôt facultative. Le caractère obligatoire ou facultatif sera précisé par la MRC avant de procéder à la collecte, dans le cadre de votre communication volontaire avec la MRC.
3. À quelles fins recueillions-nous vos renseignements personnels ?
Fins de la collecte des renseignements personnels.
Les « fins » de la collecte sont les raisons qui justifient la nécessité pour la MRC de recueillir vos renseignements personnels.
La MRC peut recueillir des renseignements personnels à votre sujet pour les fins suivantes :
- Exercer toutes les compétences dévolues à la MRC en vertu de la législation applicable, notamment Code municipal du Québec (RLRQ, c. C-27.1), la Loi sur les compétences municipales (RLRQ, c. C-47.1), la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme (RLRQ, c. A-19.1) et leurs règlements d’application (globalement : la « Loi »);
- Exécuter toutes les obligations incombant à la MRC en vertu de la Loi et de tout contrat, de même qu’exercer tous les droits accordés à la MRC en vertu de la Loi et de tout contrat;
- Recevoir et traiter toute communication que vous adressez à la MRC;
- Communiquer avec vous afin de vous transmettre des informations diverses en lien avec votre dossier auprès de la MRC ou toute communication que vous avez adressée à la MRC;
- Traiter toute transaction que vous réalisez avec la MRC;
- Traiter votre candidature soumise à la MRC, qu’il s’agisse d’une candidature spontanée ou reliée à une offre d’emploi émise par la MRC;
- Communiquer avec vous dans la mesure où la MRC désire donner suite à votre candidature, obtenir plus d’informations en lien avec votre candidature et/ou vous informer de toute décision prise par la MRC en lien avec votre candidature;
- Protéger la propriété et/ou la sécurité de la MRC (par exemple, la MRC peut utiliser vos renseignements personnels dans le cadre d’un litige vous opposant à la MRC, ou encore pour empêcher l’accès au Site et/ou à la Plateforme par des robots);
- Développer, améliorer et promouvoir les interventions, services, programmes et outils de la MRC, notamment en générant et publiant des données statistiques dépersonnalisées générées à partir de vos renseignements personnels;
- Mesurer l’évolution de la popularité des différentes composantes du Site et de la Plateforme;
- Identifier la technologie que vous utilisez lorsque vous accédez au Site et/ou à la Plateforme (comme le système d’exploitation et le navigateur) afin d’évaluer la compatibilité et d’améliorer leur accessibilité globale;
- Identifier les sites Internet à partir desquels vous accédez au Site afin d’évaluer le nombre de références obtenues;
- Identifier le pays à partir duquel vous désirez accéder au Site et/ou à la Plateforme afin de vérifier si l’accès peut vous être accordé en conformité avec la législation applicable; et/ou
- Vous permettre d’accéder au Site et/ou à la Plateforme.
Consentement préalable à l’utilisation pour d’autres fins
Sous réserve des exceptions prévues dans la Loi sur l’accès, la MRC veillera à obtenir votre consentement avant de procéder à toute utilisation de renseignements personnels vous concernant pour des fins autres que celles qui sont énumérées ci-dessus.
Autorisation à la collecte de renseignements personnels à des fins de profilage, d’identification ou de localisation
En raison de l’utilisation de certains Marqueurs numériques (voir tableau récapitulatif joint comme annexe à la présente Politique), la MRC peut recueillir des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser et d’effectuer un profilage à votre égard.
4. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
Accès aux renseignements personnels et communication de ceux-ci
La MRC peut donner accès à, ou communiquer, des renseignements personnels vous concernant aux personnes ou entités suivantes :
- À ses employés et représentants qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels dans la poursuite d’une ou plusieurs fins énumérées dans la section 3 ci-devant;
- Aux fournisseurs de services externes qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels dans l’exécution de leurs obligations découlant d’un contrat conclu avec la MRC aux termes duquel le fournisseur de services externe concerné est tenu de prendre des mesures appropriées pour :
a. Assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués;
b. Assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient utilisés qu’aux fins de l’exécution des obligations lui incombant aux termes du contrat;
c. Assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient pas conservés après la terminaison dudit contrat;
d. Aviser sans délai la MRC de toute violation ou tentative de violation par une personne de toute obligation relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués; et
e. Permettre à la MRC d’effectuer toute vérification relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués;
5. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
Mesures de protection
La MRC a adopté et mis en œuvre une multitude de mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives destinées à protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Voici une brève description de ces mesures de sécurité :
Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels
La MRC s’est dotée d’un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui est chargé de soutenir la MRC dans l’exercice de ses responsabilités et dans l’exécution de ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès;
Processus de sélection des employés
La MRC respecte un processus qui tient compte de ses obligations en matière de protection des renseignements personnels lorsqu’il est question de recruter de nouveaux employés qui seront appelés à traiter des renseignements personnels ou de conclure un contrat de service ou un mandat impliquant la communication de renseignements personnels à un tiers ;
Formations
La MRC assure la formation et la sensibilisation de chacun de ses employés pouvant accéder à des renseignements personnels dans le domaine de la protection de la vie privée, de la protection des renseignements personnels et de la cybersécurité.
Limitation de l’accès
La MRC assure que vos renseignements personnels ne soient accessibles qu’à ceux de ses employés ayant besoin d’y avoir accès pour exercer leurs fonctions qui se rattachent à la poursuite d’une ou plusieurs fins identifiées dans la section 3 de la présente Politique. Pour ce faire, la MRC a mis en place des mécanismes de gestion des accès aux renseignements personnels numérisés, notamment l’octroi de droits d’accès distincts en fonction du poste de l’employé, la journalisation continue des accès ainsi que l’authentification à deux (2) facteurs.
Gestion des incidents de confidentialité
La MRC s’est dotée d’un plan de réponse aux incidents de confidentialité afin d’assurer une prompte réaction à la survenance de tout incident de confidentialité pouvant affecter vos renseignements personnels. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, la MRC prendra les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la Loi sur l’accès. L’évaluation du risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé est effectuée en tenant compte de critères tels que la sensibilité du renseignement personnel visé par l’incident de confidentialité, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.
Calendrier de conservation
La MRC a un calendrier de conservation afin d’assurer que vos renseignements personnels ne soient pas conservés au-delà du délai requis pour accomplir les fins décrites dans la section 3 de la présente Politique. Sous réserve de toute obligation incombant à la MRC en vertu de la législation applicable, vos renseignements personnels feront l’objet d’une destruction sécuritaire dans un délai raisonnable suivant l’accomplissement des fins susmentionnées ;
Avertissement
Aucune organisation ne peut valablement prétendre être immunisée au risque de survenance d’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels. Malgré tous les efforts déployés par la MRC pour assurer la protection de vos renseignements personnels, la MRC demeure dans l’impossibilité de vous fournir une garantie à l’effet que ceux-ci sont à l’abri du risque de survenance d’un incident de confidentialité. Si vous avez des raisons de croire que la protection de vos renseignements personnels a été compromise, veuillez communiquer avec la MRC aux coordonnées indiquées dans la section 8 de la présente Politique.
6. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?
6.1 Droit d’accès
Vous bénéficiez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels qui comporte les ramifications suivantes :
- Le droit d’obtenir une confirmation ou une information du fait que la MRC recueille, utilise, communique ou conserve des renseignements personnels vous concernant;
- Le droit de recevoir communication des renseignements personnels vous concernant qui sont conservés par la MRC;
- Le droit de consulter les renseignements personnels vous concernant qui sont conservés par la MRC, y compris de prendre connaissance de ces renseignements personnels sur place pendant les heures normales d’ouverture ou à distance et d’en obtenir une copie.
Procédure applicable
Toute demande visant l’exercice de votre droit d’accès doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 7 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
6.2 Droit de rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
Procédure applicable
Toute demande visant l’exercice de votre droit de rectification doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.
6.3 Droit de refus et de retrait
Caractère facultatif ou obligatoire d’une demande de consentement
Une demande de consentement à la collecte de renseignements personnels peut revêtir un caractère facultatif ou obligatoire. Une demande de consentement facultative implique que le refus de fournir votre consentement ou le retrait de celui-ci n’empêchera pas la MRC d’interagir avec vous. En revanche, une demande de consentement obligatoire signifie que l’obtention et le maintien de votre consentement sont requis pour permettre à la MRC d’entamer et de poursuivre ses interactions avec vous.
Droit de refus
Vous bénéficiez du droit de refuser de fournir votre consentement suivant une demande de consentement facultative à la collecte, l’utilisation, la communication et/ou la conservation de vos renseignements personnels, auquel cas vous serez informé(e) des conséquences découlant d’un tel refus. Par exemple, le refus d’accepter l’utilisation des Marqueurs numériques peut altérer ou compromettre votre expérience sur le Site et/ou la Plateforme.
Vous bénéficiez également du droit de refuser de fournir votre consentement à une demande de consentement obligatoire, auquel cas la MRC devient dans l’impossibilité de poursuivre ses interactions avec vous. Par exemple, la MRC ne peut pas compléter le traitement d’une demande de permis soumise par une Personne concernée qui refuse la collecte par la MRC de documents contenant des renseignements personnels permettant de vérifier que cette Personne concernée est admissible à l’obtention du permis demandé aux termes de la législation et réglementation applicables.
Droit de retrait
Vous bénéficiez du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels recueillis par la MRC suivant une demande de consentement facultative, auquel cas vous serez informé(e) des conséquences découlant d’un tel retrait.
6.4 Procédure
Recevabilité d’une demande
Toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique doit répondre aux critères suivants pour être recevable par la MRC :
1 La demande doit être faite par écrit;
2 La demande doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique.
Réception d’une demande
Sur réception de la demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique, la MRC vous transmettra un avis écrit indiquant la date de réception de la demande, le délai prescrit pour y donner suite, les conséquences pouvant résulter du défaut d’y donner suite dans ce délai et le recours en révision duquel vous pouvez vous prévaloir une fois la décision de la MRC rendue.
Décision
La MRC doit rendre une décision écrite à l’égard de toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique. Dans la mesure où il s’agit d’une décision défavorable, la MRC doit motiver celle-ci et indiquer la disposition de la Loi sur l’accès sur laquelle la décision s’appuie, de même que les recours qui s’offrent à la Personne concernée à l’origine de la demande et le délai dans lesquels ces recours peuvent être exercés.
Décision favorable concernant une demande de rectification
Dans la mesure où la MRC rend une décision favorable à l’égard d’une demande de rectification, la MRC est tenue de délivrer sans frais à la Personne concernée à l’origine de cette demande une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel.
7. Avec qui pouvez-vous communiquer au sein de la MRC en lien avec vos renseignements personnels ?
Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels
Pour exercer l’un de vos droits, poser des questions, formuler des commentaires ou déposer une plainte à l’égard de la présente Politique ou relativement au traitement de vos renseignements personnels par la MRC, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC, dont les coordonnées sont les suivantes :
A/S : M. Steeve Gagnon
Directeur général adjoint et responsable de la protection des renseignements personnels
Municipalité régionale de comté du Domaine-du-Roy
901, boulevard Saint-Joseph
Ville de Roberval (Québec) G8H 2L8
Sans frais : 418 275-5044
Adresse électronique : sgagnon@mrcdomaineduroy.ca
8. Comment la MRC peut-elle mettre à jour la présente Politique ?
Si la MRC apporte des changements importants à cette politique, par exemple, pour se conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l’avance afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. La nouvelle version sera à votre disposition sur le site Web de la MRC, la date de la dernière mise à jour sera indiquée sur la première page.
