Appel pour offre de service - Stratégie touristique MRC Domaine-du-Roy

MISE EN CONTEXTE

 Forte de ses attractions touristiques et de sa position près du majestueux lac Saint-Jean, le territoire de la MRC Domaine-du-Roy jouit d’une offre touristique prédominante au Saguenay-Lac-Saint-Jean. Dans ce contexte, en 2018, une stratégie touristique fut élaborée afin de mettre en valeur l’expérience familiale et Lac Saint-Jean dans une stratégie de communication et d’accueil globale qui prendra fin en 2024. 

1. DEMANDE DE SOUMISSION

1.1       Répondant

L’analyse et la sélection du mandataire seront finalisées avec le comité d’analyse du Chantier tourisme Domaine-du-Roy. Le processus d’élaboration et de suivi sera réalisé par la ressource, et ce, à titre de répondante :

Madame Jacynthe Brassard

Coordonnatrice au développement des milieux

901, boulevard Saint-Joseph

Roberval (Québec) G8H 2L8

Téléphone : 418 637-1448

Courriel : jbrassard@mrcdomaineduroy.ca

1.2       L’appel d’offres

Le présent document a pour but d’indiquer les règles à suivre pour la présentation d’une soumission sur invitation. L’appel d’offres a été déposé auprès d’organisations ayant une expertise reconnue dans le domaine du marketing et du tourisme.

Le comité de sélection formé par les acteurs du Chantier tourisme se réserve le droit, s’il y a lieu, d’expliquer, de modifier ou de compléter par addenda, les documents de l’appel d’offres déjà en circulation et, le cas échéant, de procéder par addenda au report du délai de clôture. Tout addenda devient partie intégrante des documents de l’appel d’offres.

1.3       Préalables à la préparation de la soumission

Afin d’établir les paramètres auxquels il s’engage, le soumissionnaire est tenu, avant de préparer sa soumission, d’étudier soigneusement les demandes contenues dans les devis d’appel d’offres et de poser les questions nécessaires pour être en mesure de répondre aux attentes du promoteur.

Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement relativement aux frais encourus pour la préparation de sa soumission.

Par le fait de déposer une soumission, le soumissionnaire reconnaît avoir pris connaissance de tous les documents de l’appel d’offres et en accepte les clauses, charges et conditions. Il reconnaît également avoir procédé, à sa satisfaction, à l’examen de tout document mis à sa disposition.

1.4       Demande de renseignements

Le soumissionnaire a l’entière responsabilité de se renseigner sur l'objet et les exigences du mandat.

Pour toute demande et question, le soumissionnaire doit s’adresser exclusivement au répondant du présent devis d’appel d’offres ou à toute personne mandatée par celui-ci. Tout manquement à cette obligation pourra entraîner le rejet de sa soumission.

Tout soumissionnaire qui n'est pas certain du sens exact du texte, qui désire obtenir des renseignements additionnels, qui trouve des ambiguïtés, des oublis, des contradictions, ou qui doute de la signification du contenu des documents de l’appel d’offres doit soumettre ses questions par écrit au répondant. Les renseignements additionnels demandés seront transmis à tous les soumissionnaires. Le soumissionnaire qui fait cette demande est responsable de sa bonne livraison.

2. PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION

2.1       Formulaire de la soumission

Le soumissionnaire doit transmettre sa soumission dans les délais prescrits. La soumission doit minimalement comprendre les éléments et documents suivants :

• Compréhension du mandat ;
• Méthodologie et étapes de réalisation ;
• Calendrier de travail ;
• Répartition budgétaire, coûts et honoraires pour chacune des étapes du mandat ;
• Expérience de la personne chargée de projet dans la réalisation du mandat ;
• Présentation sommaire d’un mandat similaire réalisé par le ou la chargé(e) de projet ;
• Résolution d’autorisation de signature du représentant dûment autorisé de l’entreprise, si applicable.

2.2       Délais à respecter

Le mandat devra débuter au plus tard le 15 juillet 2024 et la stratégie quinquennale finale devra être déposée au plus tard le 30 mai 2025. Une stratégie préliminaire sera demandée au 1^er novembre 2024 afin d’être appuyée lors du dépôt des budgets de la MRC Domaine-du‑Roy.

Le soumissionnaire doit faire parvenir son offre de services par courriel, au plus tard le 21 juin 2024, à 12 h, en l’adressant au répondant à l’adresse suivante :

Madame Jacynthe Brassard

Coordonnatrice au développement des milieux

jbrassard@mrcdomaineduroy.ca

2.3       Prix soumis et modalités de paiement

Le prix soumis et les montants inscrits dans la soumission comprennent le coût de tout ce qui est nécessaire à la réalisation complète du mandat, incluant les frais de déplacement et les taxes applicables, la taxe fédérale sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ). Les paiements effectués pour le travail faisant l'objet de cet appel d'offres seront versés chaque mois, sur présentation de factures et acceptation de ces dernières par le comité du suivi.

2.4       Confidentialité

Les consultants appelés à soumissionner s'engagent à ne pas révéler, ni à faire connaître sans y être dûment autorisés, les renseignements contenus dans le présent appel d'offres. Le soumissionnaire comprend et reconnaît que des renseignements, documents et informations confidentiels lui seront transmis ainsi qu’à certains de ses représentants pour la bonne exécution du présent mandat. Si le soumissionnaire est retenu pour la réalisation du mandat, il devra s'engager, pour toute la durée des présentes, à ne pas utiliser, divulguer ou communiquer, à son avantage ou à celui de toute autre personne, tout renseignement, document ou information obtenus, préparés dans le cadre du présent mandat.

3. LE MANDAT

3.1       Enjeux & considérations :

• Être en cohérence avec les planifications stratégiques de Destination Canada, de l’Alliance de l’industrie touristique du Québec, de Tourisme Autochtone Québec, de l’Association touristique autochtone du Canada et de Tourisme Saguenay-Lac-Saint-Jean ;

• Assurer une mutualisation des communications touristique au niveau territorial par le biais de Destination Lac-Saint-Jean, les MRC conservant la structuration et le développement de l’offre ;

• Implanter une signature d’innovation de la MRC du Domaine-du-Roy en bioéconomie touristique ;

• Conserver l’application touristique territoriale « Les petites aventures au lac » ;

• Défis liés à l’accueil au niveau territorial, notamment par l’absence de bureau d’information touristique permanent sur le territoire.

3.2       Objectifs :

• Développer la bioéconomie touristique et la positionner comme levier de la structuration de l’offre engendrant des opportunités économiques ;
• Structurer l’offre au niveau territorial ;
• Structurer le plan de communication dans les outils de Destination Lac-Saint-Jean ;
• Proposer une stratégie d’accueil touristique ;
• Définir les clientèles touristiques de Domaine-du-Roy ;
• Mutualiser les données des attraits liées aux clientèles ;
• Consolider et améliorer la mobilisation de l’industrie autour du Chantier tourisme et de ses comités ;
• Renforcer notre position de leader en expérience touristique structurée sur tous les marchés (familles, international, intra-Québec, etc.) ;
• Proposer une stratégie pour l’amélioration de l’expérience touristique sur le territoire ;
• Proposer une stratégie de prolongation du séjour sur le territoire ;
• Proposer une stratégie hivernale et basse saison.

3.3       Énoncé de positionnement (préliminaire) souhaité pour 2030 :

En 2030, la MRC Domaine-du-Roy a développé son offre touristique en mettant l'accent sur le développement et la mise en valeur de l’ensemble de ses secteurs de l’industrie, notamment ses attraits, son hébergement et sa restauration mettant de l’avant les produits de la Zone Boréale, qui respectent non seulement les principes de durabilité environnementale, sociale et économique mais qui misent également sur le tourisme régénératif et solidaire.

Les valeurs véhiculées par l’industrie sur le territoire :

Unité, respect, solidarité, partenariat et authenticité.

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